Trzy koszty, których nie widać w księgach
Pracownia bez systemu rezerwacji nie ma osobnej pozycji w księgach na straty z zapisów. Pieniądze znikają po cichu, w trzech miejscach: w czasie recepcji, w pustych terminach i w pomyłkach grafiku.
Koszt pierwszy, czas recepcji na telefonach
Zmierz przez tydzień, ile rozmów dziennie dotyczy wyłącznie pytania o wolny termin. Jeśli to piętnaście rozmów po trzy minuty, tracisz ponad 45 minut dziennie, czyli około 15 godzin w miesiącu. Pomnóż przez godzinową stawkę pracownika recepcji z narzutami, a dostaniesz pierwszą kwotę.
Rezerwacja online nie wyeliminuje wszystkich rozmów, ale pytania o wolną godzinę przejmuje kalendarz, który kierowca widzi sam, także wieczorem i w weekend.
Koszt drugi, puste terminy po nieodwołanych wizytach
Policz, ile wizyt w miesiącu nie doszło do skutku, bo pacjent nie przyszedł i nie uprzedził. Każda taka wizyta to pusta godzina psychologa, którą i tak opłacasz. Pomnóż liczbę nieobecności przez średnią cenę badania.
Przypomnienie z linkiem do przełożenia terminu zamienia część nieobecności w przełożone wizyty, a zwolnione godziny wracają do oferty. Szerzej opisaliśmy to we wpisie o nieodwołanych wizytach w pracowni psychologicznej.
Koszt trzeci, pomyłki w grafiku
Podwójny zapis kończy się zwykle przeprosinami, przełożoną wizytą i zirytowanym kierowcą, który następnym razem wybierze inną pracownię. Trudno to wycenić, ale sama liczba takich zdarzeń w miesiącu mówi, czy grafik w arkuszu jeszcze dźwiga obłożenie.
Przykładowy rachunek
- Odzyskane godziny recepcji: 15 godzin miesięcznie razy stawka godzinowa z narzutami.
- Odzyskane wizyty: liczba nieobecności, którą przypomnienia zamieniają w przełożenia, razy cena badania.
- Uniknięte pomyłki: liczba podwójnych zapisów razy koszt przełożenia i utraty zaufania.
- Od sumy odejmij abonament. Jeśli wynik jest dodatni, system zwraca się z nawiązką.
Kiedy system się nie zwróci
Gdy w pracowni przyjmuje jedna osoba, zapisów jest kilkanaście w tygodniu i prawie nikt nie dzwoni z pytaniem o termin, arkusz naprawdę wystarczy. Porównaliśmy to na stronie o arkuszu i systemie rezerwacji dla pracowni, a tu ważne jest jedno: rachunek ma wyjść na Twoich liczbach, nie na przykładowych.
Od czego zacząć
Zmierz przez dwa tygodnie liczbę telefonów, nieobecności i pomyłek, a potem wstaw je do rachunku powyżej. Jeśli wychodzi opłacalnie, zacznij od jednego gabinetu na stronie oprogramowanie dla pracowni psychotechnicznej i sprawdź plany w cenniku. Koszty abonamentu księgujesz jak każdy inny koszt firmy, a fakturę za niego łatwo rozliczyć w programie do fakturowania z KSeF, jeśli właśnie porządkujesz też obieg dokumentów w pracowni.