Zacznij od godzin każdego psychologa, nie od pracowni
Najczęstszy błąd to jeden wspólny kalendarz pracowni z ogólnymi godzinami otwarcia. Tymczasem jeden psycholog przyjmuje od poniedziałku do środy, drugi tylko popołudniami, a trzeci dwa dni w tygodniu w innej placówce. Zapisz dla każdej osoby dni, godziny i przerwy, a dopiero z tego złóż ofertę terminów dla pacjentów.
Dzięki temu rejestracja nie odpowiada na pytanie, czy ktoś dziś przyjmuje. Widać to w grafiku.
Ustal długość badania dla każdego rodzaju
Badanie kierowcy zawodowego trwa inaczej niż badanie kontrolne po przekroczeniu punktów karnych. Jeśli wszystkie wizyty mają tę samą długość w kalendarzu, albo godziny się nakładają, albo część z nich stoi pusta. Przypisz do rodzaju badania realny czas z zapasem na dokumenty, a zyskasz dokładniejsze terminy.
Urlopy, dyżury i zastępstwa
- Wpisuj urlopy z wyprzedzeniem, zanim pacjenci zajmą te dni.
- Przy zastępstwie przenoś terminy na innego psychologa tylko za zgodą pacjenta.
- Zostaw w tygodniu kilka rezerwowych godzin na pilne zapisy.
- Raz w tygodniu sprawdź, które dni mają najwięcej pustych okien.
Rezerwacja online zamiast telefonu
Przy kilku psychologach telefon do rejestracji oznacza przeglądanie kilku kalendarzy naraz. Rezerwacja online pokazuje tylko te terminy, które naprawdę są wolne, i nie przyjmie dwóch osób na tę samą godzinę u tego samego specjalisty. Pacjent sam wybiera termin, a rejestracja zajmuje się osobami na miejscu.
Kiedy arkusz przestaje wystarczać
Jeśli w ciągu tygodnia zdarzyło się podwójne zapisanie albo nikt nie wiedział, że psycholog jest na urlopie, to znak, że grafik wymaga narzędzia. Dedykowane rozwiązanie opisaliśmy na stronie grafik dla pracowni z kilkoma psychologami, a ogólny przegląd funkcji znajdziesz w opisie oprogramowania dla pracowni psychotechnicznej.
Układając godziny pracy zespołu, warto też pamiętać o przepisach o odpoczynku i czasie pracy, a pomocny bywa grafik pracy zgodny z Kodeksem pracy.